ما الذي ينبغي أن تتضمنه سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي؟

ينبغي أن توضح سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي الأدوات المعتمدة، وما يمكن للموظفين فعله بها وما يجب ألا يفعلوه أبدًا، وكيفية حماية المعلومات الشخصية والسرية، وكيفية مراجعة مخرجات الذكاء الاصطناعي، والجهة التي يُتواصل معها عند وجود أسئلة أو مشكلات. كما ينبغي أن تتناول الإفصاح والملكية الفكرية والإبلاغ عن الحوادث وعدد مرات مراجعة السياسة، وأن تُختتم بإقرار يوقّعه كل موظف.

فيما يلي دليل قسمًا بقسم يمكنك استخدامه لكتابة سياستك أو مراجعتها. هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية. اطلب من مسؤولك القانوني أو مسؤول الخصوصية مراجعة النسخة النهائية.

لماذا تحتاج الشركة إلى سياسة لاستخدام الذكاء الاصطناعي؟

من المرجح أن موظفيك يستخدمون بالفعل أدوات ذكاء اصطناعي مثل ChatGPT أو Microsoft Copilot أو Claude أو Gemini، بإذن أو من دونه. ومن دون قواعد واضحة، تحدث عادةً ثلاثة أمور:

• يلصق بعض الموظفين بيانات العملاء أو الموظفين في حسابات شخصية.
• يتجنب آخرون الذكاء الاصطناعي تمامًا خوفًا من ارتكاب خطأ.
• لا أحد يراجع المخرجات، فتصل الأخطاء إلى العملاء.

والسياسة تعالج الأمور الثلاثة. فهي تحمي الشركة وتمنح الموظفين الثقة لاستخدام الذكاء الاصطناعي بشكل جيد.

ما الأقسام الأساسية في سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي؟

إليك الأقسام التي تتضمنها معظم السياسات الجيدة، مع ما ينبغي وضعه في كل منها.

1. الغرض

جملتان أو ثلاث عن سبب وجود السياسة: مساعدة الموظفين على استخدام الذكاء الاصطناعي بأمان وفائدة. حافظ على نبرة إيجابية. فأنت تريد أن يستخدم الموظفون الذكاء الاصطناعي، ولكن بحرص.

2. النطاق

على من تنطبق (الموظفون والمتعاقدون والمتدربون) وما الذي تشمله. أدرج الأدوات المستقلة وميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في البرامج التي تستخدمها بالفعل، مثل البريد الإلكتروني والمستندات وأدوات الاجتماعات. فمن السهل نسيان هذه الميزات المدمجة.

3. الأدوات المعتمدة

اذكر الأدوات التي يمكن للموظفين استخدامها، وإن لزم الأمر، الغرض الذي اعتُمدت له كل أداة. واشرح كيفية طلب أداة جديدة. وأوضح أنه يجب استخدام حسابات الشركة بدلًا من الحسابات الشخصية.

4. ما يمكنك فعله

قدّم أمثلة ملموسة على الاستخدامات الجيدة: صياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتلخيص المستندات العامة، وتوليد الأفكار، وإعادة صياغة النصوص، وشرح معادلة. فالأمثلة تفيد أكثر بكثير من العبارات العامة.

5. ما يجب ألا تفعله أبدًا

هذه أهم قائمة. ومن القواعد المعتادة:

• لا تُدخل أبدًا معلومات شخصية في أداة غير معتمدة لذلك.
• لا تُدخل أبدًا معلومات تجارية سرية أو كلمات مرور أو شيفرة مصدرية في أدوات غير معتمدة.
• لا تسمح أبدًا للذكاء الاصطناعي باتخاذ قرارات نهائية بشأن الأشخاص، مثل التوظيف أو الإجراءات التأديبية، دون مراجعة بشرية.
• لا تقدّم أبدًا مخرجات الذكاء الاصطناعي على أنها حقائق مؤكدة دون التحقق منها.
• لا تسجّل أبدًا الاجتماعات أو تفرّغها نصيًا بالذكاء الاصطناعي دون إبلاغ المشاركين.

6. البيانات والخصوصية

اشرح كيف تنطبق قوانين الخصوصية. بالنسبة إلى الشركات الكندية، يعني ذلك عادةً قانون PIPEDA، وفي كيبك القانون 25. وينبغي أن تذكر السياسة التي تراعي القانون 25 ما يلي:

• الشخص المسؤول عن حماية المعلومات الشخصية وكيفية التواصل معه.
• إجراء تقييم للأثر على الخصوصية قبل اعتماد أي تقنية جديدة تتعامل مع المعلومات الشخصية.
• استخدام الحد الأدنى اللازم من البيانات، وحذف الأسماء والمعرّفات كلما أمكن.
• عدم استخدام المعلومات الشخصية إلا لغرضها الأصلي، أو بموافقة مناسبة.
• إبلاغ الأشخاص عندما يُتخذ قرار بشأنهم بواسطة نظام آلي فقط.

7. الدقة والمراجعة

قد تبدو أدوات الذكاء الاصطناعي واثقة ومع ذلك تخطئ. وضّح أن الموظف مسؤول عن كل ما ينتجه بالذكاء الاصطناعي، وأنه يجب التحقق من الحقائق والأرقام، وأن كل ما يُوجَّه إلى العملاء أو الجمهور يحتاج إلى مراجعة بشرية.

8. الشفافية والإفصاح

متى ينبغي للموظفين الإفصاح عن استخدامهم للذكاء الاصطناعي؟ من القواعد الشائعة: إبلاغ المدير عندما ينجز الذكاء الاصطناعي جزءًا كبيرًا من العمل، والالتزام بقواعد العملاء بشأن استخدام الذكاء الاصطناعي، والتأكد من أن العملاء يعرفون متى يتحدثون مع روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي.

9. الملكية الفكرية

غطِّ جانبين: عدم إدخال محتوى محمي يملكه الآخرون في أدوات الذكاء الاصطناعي دون حق في ذلك، والحذر من مخرجات الذكاء الاصطناعي التي قد تنسخ أعمالًا قائمة. وأشر إلى أن القانون المتعلق بملكية المحتوى الذي يولّده الذكاء الاصطناعي لا يزال في طور التشكّل في كندا.

10. الحصول على المساعدة

حدّد جهة اتصال حقيقية، مع المنصب والبريد الإلكتروني. وينبغي أن تكون الرسالة: “اسأل قبل أن تتصرف”.

11. المخالفات والحوادث

أخبر الموظفين بالضبط بما يجب فعله إذا لصقوا شيئًا ما كان ينبغي لصقه: الإبلاغ فورًا إلى جهة اتصال محددة. وبموجب القانون 25، يجب على الشركات تسجيل حوادث السرية وإخطار لجنة الوصول إلى المعلومات (Commission d’accès à l’information) والأشخاص المتأثرين عند وجود خطر حدوث ضرر جسيم. والإبلاغ السريع يجعل ذلك ممكنًا.

12. مراجعة السياسة

التزم بمراجعتها مرة واحدة على الأقل كل عام، وعند تغيّر الأدوات أو القوانين.

13. الإقرار

اختتم السياسة بإقرار قصير يوقّعه كل موظف أو يؤكده، يفيد بأنه قرأ السياسة وسيلتزم بها. واحتفظ بسجل لمن وقّعوا.

هل ينبغي أن تختلف السياسة في القطاعات المنظَّمة أو الوكالات؟

نعم. البنية نفسها تصلح، لكن القواعد تتغير.

• الرعاية الصحية والمالية والتأمين تحتاج إلى قواعد أكثر صرامة: أدوات معتمدة لأنواع محددة من البيانات فقط، ومهني مؤهل يراجع أي نصيحة أو قرار يُتخذ بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وسجلات محفوظة لأغراض التدقيق. وإذا كانت لدى الجهة التنظيمية أو الهيئة المهنية التي تتبعها قواعد أكثر صرامة، فهي التي تسري.
• وكالات التسويق والشركات الاستشارية تحتاج إلى قواعد إضافية بشأن بيانات العملاء وملكيتهم الفكرية: مراجعة كل عقد مع العملاء، وعدم خلط مواد عميل بمواد عميل آخر أبدًا، والتحقق من شروط الاستخدام التجاري قبل تسليم صور أو مقاطع فيديو مولَّدة بالذكاء الاصطناعي.

ما الأخطاء التي ينبغي تجنبها عند كتابة سياسة الذكاء الاصطناعي؟

• حظر الذكاء الاصطناعي تمامًا. سيستخدمه الموظفون على أي حال، عبر حسابات شخصية لا يمكنك التحكم فيها.
• كتابتها بأسلوب العقود. إذا لم يفهمها الموظفون فلن يلتزموا بها. استخدم كلمات بسيطة.
• سرد القواعد دون أمثلة. عبارة “لا تشارك البيانات الحساسة” غامضة. أما “لا تلصق قائمة العملاء في ChatGPT” فواضحة.
• نسيان اللغة الفرنسية. في كيبك، ينبغي أن تكون السياسة التي يجب على الموظفين الالتزام بها متاحة بالفرنسية.
• نشرها ثم نسيانها. اربط السياسة بالتدريب وتابع التوقيعات.

كيف تطبّق السياسة؟

اعرضها في اجتماع قصير للفريق، واشرح سببها، واربطها بالتدريب حتى يرى الموظفون كيف يبدو الاستخدام الجيد. واجمع الإقرارات من الجميع، وتابع مع من لم يوقّعوا بعد.

إذا أردت بداية سريعة، يقدم Team Tutor AI نموذجًا مجانيًا لسياسة استخدام الذكاء الاصطناعي للشركات الكندية، يتضمن أساسيات القانون 25. وداخل منصة Team Tutor AI، يمكنك أيضًا اختيار النسخة العامة أو نسخة القطاعات المنظَّمة أو نسخة الوكالات بالإنجليزية والفرنسية، وإرسالها إلى الموظفين، وتتبّع من وقّعها، إلى جانب تدريبهم على الذكاء الاصطناعي.